Efektiivne ajajuhtimine MS Outlookis juhtidele ja edasijõudnutele

26.09.2019
10:00-15:00
Tallinn, Suur-Sõjamäe 10a. Vajadusel ettevõttes kohapeal, kui osalejaid on 6 või enam (sh mobiilse sülearvutiklassiga)

205€+km

Arvo Saat

Tallinna Arvutikooli, Eesti esimese arvutikooli asutaja, tegevjuht, juhatuse liige. Tegevjuhi, personalidirektori, IT-juhi kogemusega koolitaja-konsultant. Arvol on pedagoogiline kõrgharidus ning arvutikoolitajana tegutseb ta alates 1985.a.,  e-töökorralduse koolitaja-ekspert alates 1994.a. ning täiskasvanute koolitaja (andragoogi) kutse 7. tase. 

Hea koostööoskus eeldab koostöögrupi liikmete oskust oma tegevusi prioritiseerida ja ajas juhtida. Oluline on teada koostöögrupi tavasid, luues ühiseid hoiakuid ja väärtusi, säästes ka teiste ajakasutust.

Selle koolitusega saate 3 koolitust ühes:

  • ajajuhtimise teoreetilised teadmised (metoodikad ja head mõttemallid)
  • MS Outlooki tehnilised oskused (sh serverlahenduse, kaugtöö ja mobiilse töö võimalused)
  • praktiline kogemus enda töökorralduse ja koostöö arendamiseks (fookus: koostöö efektiivsus)

Sihtrühm:

  • Juhid, projektijuhid jt. juhid, kes peavad efektiivselt juhtima koostööd, planeerima enda ja oma meeskonna ajakasutust, tööülesandeid, turvaliselt kasutama kaugtöö võimalusi ja mobiilseid lahendusi
  • Personalijuhid, kvaliteedijuhid, büroojuhid, kes vastutavad ettevõtte e-koostöö, hea tava, kvaliteedi, asjaajamise korra eest
  • Sekretärid, juhiabid, asjaajajad, kes vastutavad suure osa asutuse e-asjaajamise eest
  • MS Outlooki igapäevased kasutajad, kes tunnevad, et aja- ja tööülesannete haldus võtavad palju aega, delegeerimiseks ja prioriteetide seadmiseks ei ole alati töötavat mudelit
  • IT tugiisikud, kes peavad igapäevaselt abistama kasutajaid
  • Töötajad, kes hakkavad kasutama MS Outlooki ettevõtte grupitöölahendust (MS Exchange) või lähevad üle uuele tarkvaraversioonile

Eesmärgid:

  • töötada välja ja juurutada ettevõtte e-töökorralduse „Hea tava“ ajajuhtimise ja MS Outlooki kasutamisel, e-kirjade, kalendri, tööülesannete ja kontaktide halduse põhimõtted
  • saada selgeks ajajuhtimise mõttemudelid ja töötavad praktilised koostöölahendused, oskus neid rakendada MS Outlooki vahendite, MS Exchange serverlahenduse ning mobiilse töö võimalustega, muuta tööprotsessid ja infovahetus efektiivsemaks
  • saada teadmised ja oskused, mis aitavad säästa oluliselt aega e-kirjade töötlemisel, organiseerimisel, automatiseerimisel ja infootsingul (e-kirjade kaustasüsteem, reeglid, järeltegevused, prioriteedid, kategooriad, automatiseerimine, tööd kiirendavad nipid)
  • arendada juhtide ja töötajate isiklikku ajakasutust ning töökorralduse efektiivsust MS Outlookis (järeltegevused, tööde delegeerimine ja jälgimine, ühiskalendrid, koosolekud ja kohtumised, prioriteedid)

Eelteadmised:

  • MS Outlooki igapäevane kasutamine ja/või MS Outlooki baastaseme koolituse läbimine
  • hea arvutikasutamise oskus (Windows, e-post, tekstitöötlus, failihaldus)
  • abiks on ajajuhtimise teadmised ning praktiline kogemus e-posti, kalendri ja tööülesannete elektroonsel haldamisel

Sisu:

Sissejuhatus

  • ajajuhtimine – tegevuste planeerimine ajas. Ajajuhtimise, e-koostöö korraldamise ja infotöötluse mõttemudelid
  • outlooki kasutajavaate seaded – kuidas on mugavam töötada?
  • koostöö korraldamine MS Outlooki serverlahendusega (Exchange) ja ilma
  • kaugtöö ja mobiilse töö võimalused, serverlahendus (Exchange), meiliserveriga ühenduse loomine: WiFi, WebApp, VPN, Offline, mobiiliga sünkroniseerimine jt. tehnilised võimalused
  • e-töökorralduse ja koostöö nn. „Hea tava“ ehk etikett
  • aadressraamatu ideoloogia
  • kontaktide haldus, oma leviloendid, probleemide ennetamine kontaktihalduses

Töö e-kirjadega (E-mail), e-posti korraldamine:

  • e-posti korraldamise tavad, spetsiifilised seaded uue kirja või vastuskirja loomisel
  • e-kirja standard, ametkiri, pealkiri, allkirjad, õigekiri, metainfo
  • kaustasüsteem, personaalne ja ühine info, lemmikkaustad. Oma kaustasüsteemi korrastamine
  • reeglite kasutamine, äraolekuteate (Out of office) seaded ja tava
  • kuidas kasutada info otsingusüsteeme, otsingukaustu, luua detailset otsingut? Indekseerimine
  • saabunud e-kirja töötlemine, reeglite kasutamine. Millised tegevused automatiseerida?
  • e-kirja järeltegevused, prioriteedid, delegeerimine, tegemata tööde täitmise jälgimine
  • turvalisus MS Outlookis. Rämpsposti reeglid. Kuidas märgata viirust?
  • info saatmise-vastuvõtmise vead ja tehnilised probleemid
  • e-kirja ja e-posti reguleerimise seaduslikud alused. E-kiri, kui juriidiline dokument, turunduskanal, organisatsiooni mainekujundaja

Ajaplaneering (Calendar):

  • ajaplaani koostamise põhimõtted
  • eesmärgi püstitamine, kuidas töötada efektiivsemalt?
  • õiguste süsteem, oma kalendriinfo jagamine koostöögrupile
  • enda aja planeerimine, korduvate sündmuste planeerimine ja korraldamine Outlookis
  • kuidas vältida ajakonflikte MS Outlookis?
  • kokkusaamiste korraldamine, koosolekute planeerimise tavad, korraldamise jälgimine serverlahendusega ja ilma (koostööpartner)
  • MS Outlooki kalendri seaded

Tööülesanded (Tasks):

  • enda tööülesannete planeerimine ajas
  • töövälised tegevused, isiklik elu, selle planeerimine Outlookis
  • e-kirja toomine tööülesannetesse
  • millal kasutada järeltegevust (ToDo) ja millal tööülesannet (Task)
  • tööülesannete vaated ja seaded Outlookis
  • kaastöötajatele tööülesannete delegeerimise tavad ja delegeerimiste jälgimine Outlookis
  • kuidas öelda „EI“ MS Outlookis ja arvutitöös?
  • tööde prioriteedid ja realiseerimise võimalused MS Outlookis. Mis on just hetkel ja täna oluline?
  • pakilised ja olulised tegevused – maatrikssüsteemi loomine MS Outlookis
  • arvutitöö segajad ja ajaraiskajad, nendega toimetulek
  • tööde grupeerimine, miks see on vajalik ja realiseerimise võimalused MS Outlookis
  • kuidas planeerimiseks aega võita ja milline on hea plaan?

Kokkuvõte ja praktikum

  • konsultatsioon - lahenduste leidmine tekkinud küsimustele ja Teie tööprotsesside optimeerimiseks

Koolituse läbimisel osaleja oskab:

  • väärtustada aega, korraldada ajajuhtimist, enda ja töökaaslaste aega planeerida, seada eesmärke
  • kasutada ja jälgida e-töökorralduse head tava ja ühiseid koostööprotsesse
  • jälgida tööülesannete ja delegeerimiste täitmist
  • eristama pakilisi ja olulisi tegevusi, paremini planeerima tegevusi ajas
  • õigesti kasutada kontaktihaldust ja aadressraamatut
  • säästa aega infootsingul
  • tähtsustada grupitöö ja e-koostöö eeliseid
Koolituse läbimisel väljastatav dokument:  tõend
Õppemaht:
6 akad tundi
Õppemeetod: auditoorne loeng, praktilised ülesanded
Koolituse hind sisaldab: auditoorne loeng, õppematerjalid

Koolitus korraldatakse koostöös Tallinna Arvutikooliga.
PS! Antud koolitust on võimalik tellida ka asutusesisese koolitusena. 
Koolituse korraldamisel võtame arvesse Teie ettevõtte spetsiifikat ja vajadusi. Huvi korral koostame Teile hinnapakkumuse.

Juunika Koolitus OÜ on Eesti Töötukassa koolituskaardi koostööpartner.